ГКУ РК «Государственный архив Республики Крым» работает в соответствии с утвержденным Уставом, которым определены его основные цели и задачи по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использования документов архивного фонда Республики Крым.

Над решением перечисленных задач работают отделы архива: комплектования и упорядочения документов архивного фонда; обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата; лаборатория обеспечения сохранности архивных документов и информационных технологий; использования информации документов, в составе которого функционируют читальные залы.

Отдел комплектования и упорядочения документов архивного фонда

Путь документа в архив начинается с отдела комплектования и упорядочения документов архивного фонда.

Задолго до поступления на хранение отделом проводится работа с сотрудниками предприятий и учреждений по оказанию организационно-методической, а во многих случаях и практической помощи, по организации хранения, научно-технической обработке и подготовке к передаче документов в Государственный архив.

В отделе имеются списки организаций, действовавших на территории Республики Крым до 16 марта 2014 года, наблюдательные дела и картотека указанных учреждений.

В настоящее время основная задача отдела - это контроль за архивами юридических лиц (Украины), ликвидированных и прекративших деятельность на территории Республики Крым в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации, а также заключение с организациями договоров о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения до их передачи в архив.

Особая забота отдела – это организация комплектования архива документами личного происхождения.

Работники отдела в качестве экспертов участвуют в работе экспертно-методической комиссии Госархива.

Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и научно-справочного аппарата

Государственный архив Республике Крым имеет в своей структуре очень важное и многофункциональное подразделение – отдел сохранности, учета и научно-справочного аппарата (НСА). Его можно назвать сердцем архива. Связано это с тремя базовыми функциями отдела, сформулированными в Положении об отделе следующим образом: отдел «обеспечивает сохранность и рациональное размещение документов в архивохранилищах», «осуществляет государственный учет документов, принятых на государственное хранение» и «занимается разработкой и усовершенствованием системы научно-справочного аппарата к документам». Другими словами, то, что непосредственно является архивом или комплексом собранных, систематизированных и сберегаемых архивных документов, а также обеспечение доступа к ним, находится в ведении этого отдела.

Роль отдела сохранности, учета и НСА важна еще и потому, что сохранить документы архивного фонда Российской Федерации – сегодня довольно сложная задача. Бумажная основа документов крайне недолговечна, имеет свойство ветшать и разрушаться. Для предотвращения этих процессов очень важно обеспечить в архивохранилищах оптимальный температурно-влажностный режим, предотвратить физические и химические повреждения документов, создать страховой фонд, в том числе и электронные копии документов, с целью минимизации их «эксплуатации», а значит продления жизни документам на бумажной основе. На решение этих задач и нацелена сегодня работа данного отдела.

Отдел сохранности, учета и НСА насчитывает 10 сотрудников. Каждый из них выполняет определенные функции и задачи. Главные и ведущие архивисты отдела осуществляют учет поступающих на государственное хранение документов, ведут целый ряд учетных документов, отражающих качественный и количественный состав архивных фондов, занимаются усовершенствованием и переработкой архивных описей, каталогов, созданием перечней, реестров и указателей, созданием электронных баз данных архива. Хранители фондов занимаются непосредственно обслуживанием хранилищ, подготовкой документов для исследователей и сотрудников архива, проводят проверку наличия и физического состояния дел в архивохранилищах.

Одной из основных электронных баз данных, над созданием которой сейчас работает отдел, является программа «Архивный фонд». Программа служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учёта, контроль за режимом хранения документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматизированном режиме.

Неотъемлемой частью отдела является его каталог. Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации. В Государственном архиве Республики Крым постоянно пополняется каталог истории государственных учреждений, организаций, предприятий.

В 2016 году вышел в свет первый том Путеводителя по фондам Государственного архива Республики Крым дореволюционного периода.

Все функции отдела направлены на достижение одной большой цели – обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации для сохранения культурно-исторического наследия нашего народа для наших потомков, как неистощимого и объективного источника информации о «днях минувших».

Лаборатория обеспечения сохранности архивных документов и информационных технологий

Со временем документы имеют свойство изнашиваться, ветшать, их текст угасает, основа осыпается. Государственный архив, принимая меры по обеспечению их сохранности, вынужден ограничивать или прекращать доступ исследователей к таким документам.

Чтобы не допустить их утраты в Государственном архиве работает лаборатория обеспечения сохранности архивных документов.

Опытные художники-реставраторы проводят ремонт, подшивку, реставрацию, переплет ветхих документов, тем самым давая им «вторую жизнь».

Для обеспечения сохранности кинодокументов проводится их специальная физико-химическая обработка.

Создается электронный фонд пользования архивными документами. Для оцифровки дел в лаборатории применяется современный планетарный сканер, оборудованный высокочувствительной камерой, позволяющей получать качественные электронные образы архивных документов, в первую очередь, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ожидающих реставрации, доступ пользователей к которым ограничен, а также редких и уникальных документов.

Совсем недавно лаборатория пополнилась новым оборудованием для реставрации документов – листодоливочной машиной.

Сотрудники лаборатории принимают активное участие в оформлении выставок архивных документов.

Отдел использования информации документов

Важными отличительными признаками современного архивно-информационного пространства являются общедоступность и открытость архивных документов, удовлетворение информационных потребностей граждан, общества, государства.

Работа отдела использования информации документов проводится по традиционным направлениям: информационное обеспечение пользователей, представление документов исследователям в читальном зале, выставочная деятельность, использование документов в средствах массовой информации, публикация документов в различных формах, проведение информационных мероприятий.

При организации работы по использованию документов архивисты свою главную задачу видят в сохранении исторической памяти. Именно историческая память является источником патриотизма граждан, без которого невозможно возрождение и укрепление нашего государства.

Большая часть работы отдела использования информации документов – это исполнение запросов граждан и организаций на получение ретроспективной информации. По тематике запросы делятся на социально-правовые, тематические и генеалогические.

Для организации работы исследователей в Государственном архиве имеются два читальных зала.

Доступ пользователей в читальные залы осуществляется на основании личного заявления на имя директора Госархива с просьбой разрешения на работу с интерсующими документами или письма от организации, направившей исследователя с целью выполнения служебного задания.

К услугам пользователей имеются тематические картотеки, описи документов, путеводители и другой научно-справочный аппарат. В случае возникших затруднений сотрудники читальных залов всегда готовы оказать помощь.

Для получения копий архивных документов читальные залы оснащены современным сканирующим оборудованием – визуализаторами.

Как правило, ко всем юбилейным и памятным датам подготавливаются выставки архивных документов, открытие которых проводится с привлечением общественности, студентов вузов, краеведов, историков, заслуженных работников архивной отрасли, средств массовой информации.

Сотрудники отдела использования информации документов проводят и научно-исследовательскую работу, результатом которой становится подготовка статей, докладов, информаций по выявленным документам.

Традиционным стало участие сотрудников отдела в архивно-краеведческих чтениях, посвященных академику Б.Д.Грекову, Крымско-Московских архивно-краеведческих чтениях, других семинарах, «круглых столах», научно-практических конференциях по вопросам истории и краеведения.

Имеются коллегиальные органы: дирекция Госархива и экспертно-методическая комиссия.

Кроме указанных подразделений, деятельность Государственного архива обеспечивают отделы: документационного, правового обеспечения и осуществления закупок, финансов и бухгалтерского учета, инженерно-технического обеспечения, гражданской обороны и охраны труда.