Состоялась консультационная встреча с организациями-источниками комплектования

В МБУ «Архив города Евпатории» проведена консультационная встреча с представителями Евпаторийской детской школы искусств и департамента городского хозяйства администрации города Евпатории.

Мероприятие было направлено на оказание методической помощи по вопросам составления архивных описей и упорядочения документов учреждений в соответствии с требованиями действующего архивного законодательства.

В ходе встречи специалисты архива представили разъяснения по нормативно‑правовой базе, регламентирующей порядок описания документов, а также продемонстрировали практические подходы к систематизации дел с учётом специфики деятельности каждой из организаций. Для сотрудников Евпаторийской детской школы искусств особый акцент был сделан на особенностях учёта документов, отражающих образовательный и творческий процессы: учебных программ, отчётов о мероприятиях, творческих материалов. Отдельное внимание уделено формулированию заголовков единиц хранения, которые должны однозначно раскрывать содержание дел и обеспечивать оперативный поиск информации.

Для представителей департамента городского хозяйства методическая поддержка была ориентирована на порядок описания распорядительных, отчётных и технических документов.

На встрече участникам предоставлены типовые формы описей, адаптированные к профилю деятельности учреждений, а также методические рекомендации по заполнению учётных документов. Практическая часть включала разбор типовых ошибок, допускаемых при составлении описей, и отработку корректных формулировок на примерах реальных дел.

Консультационное мероприятие проведено в очном формате, что позволило детально рассмотреть представленные материалы, оперативно ответить на вопросы и согласовать подходы к дальнейшей работе. Проведение таких консультаций способствует обеспечению сохранности документального фонда, поддержанию прозрачности документооборота и соблюдению установленных требований к архивной деятельности.