Подведены итоги паспортизации архивных учреждений Южного федерального округа

Федеральным архивным агентством подведены итоги паспортизации государственных и муниципальных архивов Южного федерального округа (ЮФО) по состоянию на 01.01.2025 и качества составления паспортов.

Отмечен высокий уровень подготовки сводных паспортов архивных учреждений Республики Крым, показатели которых скоординированы и соответствуют пояснительным запискам и без дополнительных уточнений внесены в данные паспортизации государственных и муниципальных архивов ЮФО, также даны рекомендации по составлению пояснений в части уникальных документов для учета при последующей подготовке сводных паспортов.

Согласно анализу итогов паспортизации Республика Крым является одним из лидеров по показателю описания документов в государственных архивах – все документы включены в описи. Отмечен высокий процент закартонированных дел, оснащенности архивохранилищ государственных архивов Республики Крым металлическими стеллажами, наличие полного комплекта описей дел в муниципальных архивах, расположенных на территории Крымского полуострова. При этом показатель неупорядоченных документов в муниципальных архивах, составляющий 5,5%, не позволил Республике Крым выйти в лидеры по данному критерию.

Вместе с тем обозначена высокая загруженность государственных архивов Республики Крым – более 100%, что не позволяет проводить работы по комплектованию документами Архивного фонда Республики Крым и другими архивными документами. В муниципальных архивах Республики Крым ситуация немного лучше – загруженность более 87% (средний показатель по ЮФО).

Следует отметить, что централизованный государственный учет, основой которого является паспортизация, представляет собой систему учета документов в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанную на сосредоточении сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения, находящихся как на постоянном хранении в государственных и муниципальных архивах, государственных музеях и библиотеках, так и на временном хранении в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях – источниках комплектования архивных учреждений.

Следовательно полнота и достоверность сведений централизованного государственного учета на федеральном уровне напрямую зависит от качества паспортов, подготовленных органами и организациями, выступающими источники комплектования архивов регионов России, государственными и муниципальными архивами, государственными музеями и библиотеками, уполномоченными органами субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Паспортизация в Республике Крым проводится ежегодно, Госкомитетом составляются сводные паспорта, которые с периодичностью, установленной соответствующим регламентом государственного учета, направляются в Федеральное архивное агентство для составления суммарных (в рамках Российской Федерации) данных.

Прием паспортов осуществляется в плановом порядке, актуальные сведения в рамках паспортизации необходимо представить до декабря текущего года в соответствующие архивные учреждения Республики Крым и Госкомитет.