Евпаторийские архивисты продолжают взаимодействие с организациями – источниками комплектования муниципального архива

Сотрудники МБУ «Архив города Евпатории» провели выезд в МБУ ДО «Евпаторийская детская школа искусств», с целью проверки состояния хранения и учета архивных документов, а также оказания методической помощи по вопросам ведения архивной работы.

В ходе рабочей встречи начальник отдела формирования Архивного фонда Республики Крым Ирина Попова и главный специалист Виктория Шугаева обсудили с ответственным за архивную работу Викторией Пьясор ключевые аспекты организации архивного дела в учреждении.

Обсуждались вопросы, касающиеся выдачи архивных документов во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения, в частности - правильного оформления заявки на выдачу документов, в случае служебной необходимости, обязательной документальной фиксации факта выдачи документов и контроля своевременного возвращения документов на места хранения.

Архивисты проговорили требования к срокам хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения, до передачи их на постоянное хранение в муниципальный архив.

Обращено внимание на порядок размещения коробов на полках в хранилище, на необходимость наклейки ярлыков на короба в процессе картонирования документов после их научно-технической обработки, а также на правильное оформление обложек дел. В завершение специалисты архива ответили на вопросы сотрудника, ответственного за ведение архива учреждения.