Муниципальный архив города Керчи продолжает укрепление материально-технической базы

Муниципальный архив города Керчи приобрел программно - аппаратный комплекс VIAR (версия 1.1.7) в составе бесконтактного визуализатора VIAR CLASS 40S и программного обеспечения, зарегистрированного в Министерстве цифрового развития Российской Федерации, для перевода в электронную форму документов на бумажной основе и создания электронного фонда пользования.

Визуализатор бережно оцифровывает любые сшитые документы без повреждения оригинала, с форматами до А3 включительно. Оцифрованные документы размещаются в автоматизированной информационной системе архива (АИС Керчь) для удаленного (в пределах архива) использования архивных документов.

Хранение файлов электронных копий осуществляется посредством сервера, который размещен в помещении серверной площадью 8,3 кв. м. Серверная оборудована кондиционером, газовым модулем автоматической системы пожаротушения (монтажные и пусконаладочные работы произведены в 2018 г.).

Средства защиты информации установлены на персональные компьютеры на всех рабочих местах работников. Работы по информационной безопасности архива, согласно требованиям № 152-ФЗ «О персональных данных» были выполнены ООО «Миранда-медиа» в 2022 г.

На сегодняшний день в отделе учета сохранности и научно-справочного аппарата имеется два визуализатора и планетарный сканер, что позволило проводить одновременную работу по оцифровке трем архивистам отдела учета сохранности и научно-справочного аппарата. В первую очередь оцифровываются документы постоянного срока хранения и учетные документы.

В I квартале текущего года оцифровано 5 томов описей (всего запланировано в 2026 г. оцифровать 44 тома описей) и 578 дел (планировалось оцифровать 280 дел).

Начиная с 2018 г., оцифровано 237 томов описей дел (33292 заголовка) из 582 томов описей дел (90371 заголовков) согласно реестру описей дел. Доля оцифрованных томов описей дел составила 40,7% от их общего количества, оцифрованных заголовков – 36,8% от общего количества внесенных в описи дел заголовков.

Оцифровано 2466 дел из включенных в описи 25072 дел постоянного хранения. Доля оцифрованных дел составила 9,8%.

В настоящее время отделом использования архивных документов идет процесс создания базы данных для полноценного текстового поиска архивной информации в поисковом модуле «Модуль ХАБ VIAR». Проведена конвертация 1770 оцифрованных дел из формата jpg в формат pdf, и последующая загрузка в формате pdf в поисковый модуль «Модуль ХАБ VIAR». Загрузка архивной информации в поисковый модуль «Модуль ХАБ VIAR» значительно ускорит работы по поиску запрашиваемой от пользователей архивной информации. Это особенно актуально, когда пользователи запрашивают информацию, приблизительно указывая хронологический период, который может составлять 10 и более лет.